​Dicas para a Organização Documental e Fiscal com a Reforma Tributária

​A transição para a nova reforma tributária no Brasil já está em vigor para as empresas. Diante deste cenário, empresários e gestores devem aumentar o rigor na gestão documental e no controle das informações enviadas ao fisco. A transição para o modelo de CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) exige novas rotinas e padronizações essenciais para a apuração correta de tributos, aproveitamento de créditos e prevenção de multas.

​Diretrizes para Conformidade e Eficiência

• ​Documentação e Créditos: É imprescindível possuir documentos fiscais válidos, autênticos e rastreáveis, pois a base do novo sistema é a não cumulatividade. Cada crédito tributário depende da comprovação formal da operação, exigindo organização rigorosa de notas fiscais e contratos.

• ​Padronização de NF-e: As empresas precisam adequar seus sistemas de faturamento para emitir Notas Fiscais Eletrônicas com os novos códigos específicos da CBS e do IBS. Isso evita inconsistências e a perda (glosa) de créditos futuros.

• ​Gestão de Fornecedores: O contribuinte passa a ser corresponsável pela regularidade de seus parceiros. Se um fornecedor emitir uma nota irregular, o Fisco pode desconsiderar o crédito, tornando essencial monitorar a idoneidade fiscal da cadeia de suprimentos.

• ​Processos Internos: Deve-se criar uma política de conferência para documentos de entrada e saída, verificando alíquotas, códigos fiscais e dados cadastrais antes do registro contábil.

• ​Tecnologia e Dados: A implantação de um repositório digital organizado facilita auditorias e atende às exigências de guarda documental. Além disso, é necessário revisar periodicamente os cadastros de clientes e fornecedores (CNPJs e CNAEs) para evitar erros sistêmicos.

• ​Reconciliação Mensal: Manter uma rotina de conciliação de créditos identifica divergências e previne o acúmulo indevido de impostos, fortalecendo o controle financeiro.

​Conclusão: A organização documental tornou-se uma estratégia de proteção patrimonial. Empresas que se anteciparem às exigências estarão preparadas para fiscalizações e poderão aproveitar melhor os benefícios do novo sistema.

​Autor: Sebastião Vitalino da Silva (Administrador CRADF n° 023239).